Cómo elegir el software ideal para tu empresa

Introducción: El reto de elegir el software ideal

Como elegir el software ideal para tu empresa. Muchas de las empresas batallan muchísimo con esa pregunta, pero hoy te voy a ayudar a ver como escoger la opción perfecta. En internet encontrarás una variedad de opciones y muchos freelance que te ofrecen incluso sus propias opciones, pero siempre surge la pregunta, cuál de estos sistemas es más funcional y qué queda mejor en cuanto a precios.

Hay quienes pueden escoger una sola opción y su presupuesto se agota, y hay quienes como la mayoría de startups gastan probando hasta encontrar las que les funcione. Desde mi recomendación, antes de ver qué sistema es más funcional y más barato, mi recomendación es saber para qué la quiero, qué parte de mi equipo la va a usar, y qué me detiene para poder usarlo.

Si sabes para qué lo quieres, esto reducirá muchísimo el margen para encontrar tu sistema ideal. Si sabes qué parte de tu equipo la va a usar, eso disminuye mucho más la cantidad de sistemas que puedes encontrar. Y al final, qué te detiene es la pregunta que para mí es más importante, ya que de esto depende que funcione o no cualquier sistema que busques.

Entender el problema antes de elegir una herramienta

Una vez que visualices estas preguntas y sepas qué no te permite avanzar por la incertidumbre de que algo salga mal o no tengas el presupuesto suficiente, mi recomendación es que tengas una persona que entienda muy bien de estos sistemas, alguien que no solo te venda sino que te ayude a definir cómo responder estas preguntas.

Sin embargo, no siempre es posible, así que muchas veces quien tomará esa responsabilidad eres tú. Así que comienza dando pequeños pasos, estudiando cada uno de los sistemas que te quedaron después de responder las preguntas anteriores. Por ejemplo, si lo que necesitas es para tu área contable, busca soluciones que te subsanen esa parte. Si lo que requieres es tener un mejor inventario, busca esas opciones. Puedes indagar en internet y encontrarás su documentación, si son de código libre y si tienen pruebas gratuitas.

Es importante que tengas tiempo y que tengas la disposición para poder realizar dicha investigación. Y siempre toma en cuenta que si tu equipo debe hacer esto mismo al hacer la transición, debes ser el pilar de este cambio, o como bien dije antes, tener a alguien que conozca y maneje estos procesos sin problema.

Con esto te digo: no es necesario ser el experto en cada sistema, solo ver que sea funcional y digerible para el personal que tienes. Toma en cuenta esto como otra variable, ya que mientras más fácil sea el sistema, tus colaboradores lo entenderán mejor y si tú lo entiendes es más fácil poder hacer que lo entiendan.

Investigación, acompañamiento y adopción del equipo

Ya para terminar, una vez que tienes esta información y el personal, puedes definir el sistema correcto basado en tu empresa y tus necesidades. Ve el tamaño de tu empresa, la cantidad de usuarios que vas a requerir, siempre tomando en cuenta los usuarios extras, por ejemplo tú o la persona que va a hacer las primeras configuraciones, y el coste de la implementación.

Ahora sí podrás arriesgarte a gastar para la implementación. Ya que sepas cuánto tarda según sus asesores y dependiendo de qué tan bien lo entendiste tú mismo. Muchos requieren que empieces a subir datos para que le vayan entendiendo mientras lo usan, pero lo ideal es que usen datos de prueba para que lo entiendan, ya que si comienzas a subir datos y no funciona, gastarás tiempo del equipo y a futuro habrá más resistencia. Considera que tu tiempo es importante, pero el de tus colaboradores también.

El mejor sistema no es el más caro ni el más popular; es el que tu equipo puede adoptar, mantener y aprovechar sin fricción.

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